LUKI homepage
Úvodní stránka Politika Kultura Cestování Zábava Počítače Běžný den Fotogalerie


Jak správně posílat emaily

15.01.2005 Několik praktických rad
Úvodem začnu malou statistikou. Za loňský rok jsem odeslal přibližně 8500 emailů. Počet přijatých emailů ani nepočítám. Následující rady tedy vycházejí především z mé zkušenosti, že osvěty v této oblasti není nikdy dost a opakování je matka moudrosti.




01) Řetězové dopisy, upozornění na viry, hledáme krev (kostní dřeň) pro XYZ atd. - je až neuvěřitelné, kolik lidí podobným věcem nejen věří, ale jsou tím natolik oblouzněni, že to hned musí poslat všem lidem, které mají v adresáři - a naneštěstí těch lidí v adresáři mají vždy více než dost. Přesvědčil jsem se také několikrát, že ačkoli lidé zprávě VŮBEC nerozumí (např. o údajných virech), klidně ji pošlou dále, snad aby ukázali, že jsou také IN. Týdně dostanu takovéto emaily alespoň 2 - není to moc, ale za rok je to 104 zbytečných emailů. Takže platí zásada - nepřeposílat hovadiny. Pokud si někdo z vás není jist, zda něco je, či není pravda, doporučuji stránky HOAX, kde je pěkný přehled většiny těchto emailů i s náležitým vysvětlením.

02) Používání kolonek Komu (To), Kopie (CC - carbon copy) a skryté kopie (BCC - blind carbon copy) - toto částečně souvisí s předchozím odstavcem. Pokud někdo už přeposílá hovadiny, pak nejhůře tak, že všechny příjemce (někdy i několik set najednou) uvede v kolonce Komu (zdravím touto cestou Milana). Takže všichni ostatní uvidí všechny adresy, komu to bylo posláno. Mezi několika set příjemci se vždy najde pár expertů, kteří následně všechny přes tlačítko Odpověď všem (Reply to all) upozorní, že to co dotyčný poslal je pěkná blbost (zdravím Pepu) a většinou pak následuje určitá emailová přestřelka (Flame). Nejde jen o to, že se Váš email dostane do úplně cizích adresářů, ale při první virové či spíše červí (worm) epidemii, jste pak zavaleni stovkami nakažených emailů.

03) Velikost přílohy - ne každý ví, že cokoliv vložíte jako přílohu do emailu, tak bude ve výsledku mít velikost o 1/3 větší. Když už vkládáte přílohy, tak myslete na to, zda adresát má:

a) Dostatečnou kapacitu emailové schránky - ne všichni jsou na GMAIL a mají kapacitu 1GB.

b) Dostatečně rychlou linku - to že vy odešlete email s přílohou 5 MB během 5ti vteřin ještě neznamená, že to příjemce bude mít stejně rychle stažené - příklady orientační doby stažení 5 MB přílohy na jednotlivých typech připojení je zde (počítána velikost přílohy * 1/3):

I. GPRS (mobilní telefon) - 28 minut
II. Dial-up (běžná telefoní linka) - 23 minut
III. ADSL (256) - 4,5 minuty
IV. Kabel UPC - 16 vteřin

Většinou je možno ušetřit místo zabalením přílohy do ZIPu. Druhou možností je uložit soubor na FTP a poslat jen odkaz ke stažení (toto praktikuji u emailů s přílohou nad 1 MB). Pokud nemáte přístup k FTP, můžete využít služeb virtuální úschovny.

Teď ve vánočním čase jsem dostal několik on-line PF velikosti byly od 15 kB do 1,5 MB.

04) Čitelný předmět (Subjekt) zprávy - zvyšuje pravděpodobnost, že Vámi zaslaný email si adresát opravdu přečte. V poslední době jsem dostal několikrát poměrně důležitý email s nevyplněným předmětem a jen tak tak neskončil v koši. Předmět by neměl mít více jak 4 slova, která budou co nejlépe vystihovat jeho obsah. Chcete-li například s někým dohodnout termín odjezdu, pak nevhodné předměty jsou: "Ahoj", "Čas", "Setkání", "Kdy". Lépe je použít třeba "Víkendová akce - sraz". Pokud adresát (To) je z ČR, pak je vhodné nepoužívat anglický předmět a to ze dvou důvodů. Prvním je, že antispamové filtry jsou většinou odladěny na anglická slov a je tu pravděpodobnost, že daný email nebude vůbec doručen nebo skončí ve složce (Folder) se spamem. Druhým důvodem je to, že pokud Vám píše kamarád a předmět je anglicky, tak příjemce může mít podezření na vir a email automaticky smaže, obzvláště pokud to má nějakou podezřelou přílohu jako např funny.exe.

04) Překlepy - u soukromých emailů to tolik nevadí, ale u firemních by člověk měl po sobě číst emaily alespoň 2× (a i to mi občas přijde jako málo). Jednu, dvě chyby lze přehlédnout, ale 10ti už si všimne skoro každý a pak stráví adresát více časů luštěním vašeho sdělení než samotnému obsahu.

05) Velká a malá písmena - tento nešvar už bych řekl, že naštěstí mizí. Velká písmena by měla být opravdu jen na zvýraznění určité části a ne celého emailu. Velká písmena je také možno použít při odpovědi u určité části textu a tím odlišit původní text a naší odpověď. S tím okrajově souvisí i nastavení důležitosti emailu - v soukromé korespondenci velká důležitost bude vypadat asi zábavně. A pokud máte nastavenou velkou důležitost u každého odeslaného emailu, pozbývá to také smyslu.

06) Emaily v HTML - základem by měl být odesílaný email v prostém textu (Plain text). HTML používat pouze výjimečně ať už z důvodů toho, že nevíme, kde to příjemce bude číst (webové rozhraní, nestandardní emailový klient, vyšší bezpečnostní nároky) nebo z důvodu menší velikosti emailu odeslaného jako plain text.

07) Stručnost, odstavce - tento bod spíše platí na firemní korespondenci než na osobní. Nikdo nemá čas číst dlouhé romány, vyjadřujte se věcně a stručně. Pokud už nějaký delší email píšete, oddělte opticky jednotlivé tématické bloky, aby se text lépe četl, řekněme po každých 5-6 větách.

08) Úsměvy (smile), jiné ksichtíky, emotikony a akronymy - mají adresátovi ukázat jakou máte při psaní emailu náladu nebo pocity. Nejčastěji jsou používané ksichtíky pro úsměv nebo smutek. Ale ani ksichtíky nevyjádří vše a než si vyměnit sem a tam 10 emailů (z nichž polovina nemusí být pochopena správně) je jednoduší zvednout telefon. Akronymy - většina lidí, kteří mají s Internetem už nějakou zkušenost zná určitě minimálně zkratku BTW, pokročilejší budou znát i FYI, BFU, RTFM, LOL, ASAP, FAQ, nebo IMHO a jen opravdoví experti vědí z hlavy co je FWIW, GMTA či IRL. Někteří machři použijí akronym, aniž znají alespoň jeho přibližný význam - takže doporučuji všem BFU předem RTFM.

09) Odpovídat na email (Reply-to) - zkontrolujte si, co máte v nastavení poštovního klienta. Pokud tam máte své jméno a nikoliv email nebo nějakou jinou chybu, těžko se dočkáte odpovědi.

10) Délka automatického podpisu, animované podpisy - automatický podpis je výborná věc, každý z nás by měl mít minimálně dva - pracovní a soukromý. Délka by podle mě neměla překročit 6 řádek, setkal jsem se i s 20ti. Animované podpisy, popřípadě vložená loga firmy (nejlépe neoptimalizovaná) do každého emailu jsou opět věci, které podle mě do emailu nepatří.

11) Obsah emailu podle adresáta - tento bod by mohl připadat většině z vás samozřejmý, ale zkušenosti dokazují, že tomu tak není. Takže i zde platí rozlišování soukromého emailu a firemního. Do tohoto bodu zahrnu ještě jeden pod bod - někteří lidé píší do emailu více než by člověku řekl do očí, osobně jim říkám, že jsou silní po emailu. Kromě toho pokud si někdo myslí, že email je anonymní, tak je na omylu.

12) Pozor komu odpovídáte (Reply) - poštovní klienti zobrazují jméno odesílatele, ale přesný email většinou zjistíte až po bližším ohledání. Obzvláště upozorňuji na nebezpečnost použití tlačítka odpovedět všem (Reply-to-all) viz. 2. bod.

Související odkazySouvisející odkazy

ŽIVE.CZ - umíte správně posílat e-maily?
Hoax - vše o poplašných zprávách.
Úschovna - jedna z možností, kde uložit větší přílohy.
Akronymy - malý slovník - výklad 200 akronymů.
Síťová etiketa - jak se chovat na Internetu


DISKUSNÍ FÓRUM NA TYL.CZ
diskusní fórum čtenářů  

Zobraz vybrané    Zobraz vďż˝e     Vloďż˝it prďż˝spevek

Titulek Jméno Datum

Zobraz vybrané    Zobraz vďż˝e     Vložit příspěvek


Fotografie


NETservis s.r.o. - tvorba www stránek, redesign, tvorba e-shopu, corporate identity, tvorba loga, firemní prezentace, webové stránky, Čokoláda